Le tre strade e come si pagano
Prima dei numeri conviene capire come si forma il prezzo, perché le tre opzioni crescono in modo diverso quando aumentano le chiamate.
- Segretaria part-time: un costo fisso ogni mese, che si paga anche quando il telefono squilla poco. Copre solo il suo orario.
- Servizio di segreteria esterno: operatori che rispondono a nome vostro. Di solito un pacchetto mensile più un costo a chiamata oltre il pacchetto, con supplementi per sere e festivi.
- Segretaria virtuale AI: un canone con minuti di conversazione inclusi. Se servono più minuti si aggiungono pacchetti. Risponde 24 ore su 24.
Quanto costa una segretaria part-time
Per una segretaria assunta part-time, 20 ore a settimana, il costo aziendale è indicativamente tra 1.000 e 1.500 € al mese, a seconda del contratto, dell'inquadramento e dell'anzianità. Dentro ci sono stipendio lordo, contributi, tredicesima e TFR. A tempo pieno la cifra indicativamente raddoppia.
A questo vanno aggiunti costi meno visibili: le sostituzioni per ferie e malattia, la postazione, il tempo di formazione. In cambio la persona conosce lo studio, decide nei casi delicati e fa anche altro oltre al telefono.
Quanto costa un servizio di segreteria esterno
I servizi di segreteria telefonica con operatori umani hanno di solito pacchetti mensili indicativamente tra 50 e 300 € per volumi bassi, con un costo di circa 1-2 € per ogni chiamata oltre il pacchetto. Le sere, i weekend e i festivi possono avere supplementi; alcuni servizi chiedono un costo di attivazione.
Il prezzo sale con il numero di chiamate e con le ore coperte. Prima di confrontare, chiedete come vengono contate le chiamate brevi e quelle trasferite, e cosa succede quando tutti gli operatori sono occupati.
Quanto costa una segretaria virtuale AI
Questo è il listino di Voicierge per i nuovi clienti, IVA esclusa. Si pagano solo i minuti di conversazione effettiva. L'annuale si paga in anticipo per l'anno; il mensile mese per mese, senza vincolo annuale.
| Piano | Con l'annuale | Col mensile | Minuti inclusi al mese | Pacchetto extra da 100 minuti |
|---|---|---|---|---|
| Base | €109 al mese | €129 al mese | 1.000 | €15 |
| Pro | €249 al mese | €299 al mese | 2.500 | €13 |
| Business | €549 al mese | €649 al mese | 6.000 | €11 |
Confronto dei costi
Le cifre della segretaria part-time e del servizio esterno sono fasce di mercato indicative, non riferite a un fornitore preciso. Quelle della segretaria AI sono il listino Voicierge.
| Aspetto | Segretaria part-time | Servizio esterno | Segretaria virtuale AI |
|---|---|---|---|
| Costo mensile indicativo | 1.000-1.500 € | 50-300 € per volumi bassi, poi a chiamata | Da €109 (annuale) o €129 (mensile) |
| Come cresce il costo | Fisso | Con le chiamate e le ore coperte | Con i minuti di conversazione |
| Orari coperti | Il suo orario | Quelli del contratto | 24 ore su 24, 7 giorni su 7 |
| Chiamate insieme | Una alla volta | Dipende dagli operatori | Più di una, secondo il piano |
| Altri lavori d'ufficio | Sì | No | No, solo il telefono |
Tre esempi di calcolo
Sono ipotesi per mostrare il calcolo, non dati di clienti. Per stimare i vostri minuti moltiplicate le chiamate di un mese per la durata media di una chiamata. Prezzi IVA esclusa.
Studio professionale, 200 chiamate al mese da 2 minuti: 400 minuti. Rientrano nel piano Base: €129 al mese col mensile, €109 con l'annuale.
Studio dentistico, 400 chiamate al mese da 2 minuti e mezzo: 1.000 minuti. Ancora piano Base, al limite dei minuti inclusi. Se in un mese si arriva a 1.200 minuti si aggiungono 2 pacchetti: €129 + 2 × €15 = €159 (€139 con l'annuale).
Azienda con molte chiamate, 900 al mese da 2 minuti: 1.800 minuti. Con il Base servono 8 pacchetti: €129 + 8 × €15 = €249 (€229 con l'annuale). Il Pro costerebbe €299 (€249 con l'annuale): conviene se servono 3 numeri, 3 chiamate simultanee o le chiamate in uscita.
Cosa conta oltre al prezzo
La segretaria AI copre il telefono, non il resto dell'ufficio. Per questo la scelta più comune non è sostituire una persona, ma dividere il lavoro: l'AI prende le chiamate ripetitive e copre pausa pranzo, sera e weekend; la persona si occupa dei casi che richiedono giudizio.
Se l'agente deve leggere o scrivere nel vostro gestionale o nella vostra agenda, il collegamento si valuta caso per caso e si quota a parte.
Domande frequenti
- Quanto costa una segretaria virtuale al mese?
- Una segretaria virtuale AI di Voicierge costa da €109 al mese con l'annuale o €129 col mensile, con 1.000 minuti di conversazione inclusi, IVA esclusa. Il Pro costa €249 o €299 con 2.500 minuti, il Business €549 o €649 con 6.000 minuti.
- Conviene rispetto a una segretaria part-time?
- Sul solo telefono di solito sì: una segretaria part-time costa indicativamente da 1.000 a 1.500 € al mese di costo aziendale e copre solo il suo orario. Ma una persona fa anche altro e gestisce i casi delicati: spesso la soluzione migliore è usarle insieme.
- Cosa succede se supero i minuti inclusi?
- Si aggiungono pacchetti da 100 minuti: €15 con il Base, €13 con il Pro, €11 con il Business, IVA esclusa. I minuti non usati non passano al mese dopo.
- C'è un vincolo di durata?
- Col mensile no: si paga mese per mese. L'annuale costa meno, si paga in anticipo per l'anno e non prevede rimborsi a metà anno.
- I prezzi sono IVA inclusa?
- No, i prezzi di Voicierge sono IVA esclusa. Anche le fasce indicative di mercato riportate in questa guida sono al netto dell'IVA.