Centralino telefonico per piccole aziende: come sceglierlo

Le esigenze tipiche di una piccola azienda

Prima di guardare le offerte, conviene fotografare come arrivano oggi le chiamate. Un esercizio semplice: per una settimana segnate chi chiama, a che ora, cosa chiede e se qualcuno ha risposto. Bastano un foglio o il registro chiamate del telefono.

Quella settimana vi dice quale problema state cercando di risolvere: non perdere chiamate, non essere interrotti di continuo, coprire gli orari scoperti, oppure tutte e tre le cose. Un centralino risolve bene alcuni di questi problemi e meno bene altri. Di solito emergono alcune di queste situazioni:

• Poche persone, molte cose da fare: chi dovrebbe rispondere sta facendo altro, e spesso non può interrompersi.
• Un numero unico per tutto: clienti, fornitori, commerciali e assistenza arrivano sullo stesso numero e vanno smistati a mano.
• Persone spesso fuori ufficio: tecnici in giro, titolare dai clienti, qualcuno che lavora da casa. Il telefono sulla scrivania squilla a vuoto.
• Orari ridotti: pausa pranzo, sabato, ferie estive. Le chiamate arrivano anche quando l'ufficio è chiuso.
• Picchi: il lunedì mattina, le scadenze, le stagioni. Arrivano due chiamate insieme e la seconda resta senza risposta.
• Clienti che non parlano italiano, e nessuno in ufficio che parli la loro lingua.

Le funzioni da chiedere

Partendo da quella settimana di chiamate, ecco le funzioni che contano di più per un ufficio piccolo. Non servono tutte: scegliete quelle che rispondono ai problemi che avete visto, e chiedete al fornitore se sono comprese nel canone o si pagano a parte.

Fate attenzione anche a chi gestirà le impostazioni ogni giorno. In una piccola azienda di solito non c'è un reparto informatico: se per cambiare l'orario estivo o aggiungere un collega bisogna aprire una richiesta al fornitore e aspettare, quelle modifiche finiranno per non essere fatte. Chiedete di vedere il pannello di gestione prima di firmare.

• Inoltro e app sul cellulare: per rispondere con il numero aziendale anche fuori ufficio, e per chiamare i clienti senza mostrare il numero personale.
• Gruppi di squillo: la chiamata suona su più telefoni insieme o uno dopo l'altro, così risponde chi è libero.
• Regole per orario: un comportamento in orario d'ufficio, uno in pausa pranzo, uno la sera e nei festivi, da cambiare senza chiamare un tecnico.
• Messaggio di benvenuto ed eventuale menu: utile per separare due o tre tipi di chiamata, scomodo quando le opzioni diventano tante.
• Coda di attesa: meglio del segnale di occupato, ma solo se poi qualcuno risponde davvero.
• Segreteria con i messaggi inviati per email: per non doverla ascoltare dal telefono dell'ufficio.
• Trasferimento di chiamata: passare un cliente al collega giusto senza costringerlo a richiamare.
• Registro delle chiamate perse: per richiamare chi non ha trovato risposta.
• Inoltro verso un servizio esterno: è la funzione che vi permette di aggiungere un agente vocale senza cambiare centralino.

Quanto costa un centralino per un piccolo ufficio

Non diamo cifre sui centralini: i prezzi cambiano molto tra fornitori e nel tempo, e ogni offerta mette insieme le voci in modo diverso. Possiamo però dirvi da cosa dipende il costo.

La prima scelta è tra centralino in sede, cioè un apparato che si compra o si noleggia e sta in ufficio, e centralino in cloud, cioè un servizio che si paga a canone e si usa via internet. Per una piccola azienda che parte da zero il cloud evita l'acquisto dell'apparato e la manutenzione, ma lega la qualità delle chiamate alla connessione. Le differenze sono spiegate nella guida al centralino in cloud.

C'è poi un costo che non compare in nessun preventivo: il tempo. Ogni chiamata che interrompe un lavoro costa qualcosa a chi la riceve, e ogni chiamata senza risposta può essere un cliente che prova un altro numero. Quando confrontate le offerte, chiedetevi anche quale delle due riduce davvero questi due problemi.

Qualunque sia la scelta, il costo complessivo si compone di queste voci. Chiedete sempre il totale di un anno calcolato sul vostro caso, non solo il prezzo del singolo interno:

• canone per interno o per utente, che con pochi interni è la voce principale;
• numeri: quelli nuovi, quelli aggiuntivi e la portabilità di quelli che avete;
• traffico in uscita, compreso nel canone o a consumo;
• telefoni e cuffie, oppure app su dispositivi che avete già;
• installazione o attivazione e, per il centralino in sede, la manutenzione;
• durata del contratto, preavviso di disdetta e costi di uscita.

Quando serve l'intelligenza artificiale

Un centralino, anche ben configurato, distribuisce le chiamate tra le persone. Se le persone sono poche e occupate il problema resta: la chiamata squilla a vuoto, va in coda o finisce in segreteria. E molte di quelle chiamate sono domande che si potrebbero chiudere subito: orari, indirizzo, stato di una richiesta, un appuntamento.

Un agente vocale AI risponde lui, a voce, e conversa con chi chiama. Risolve le richieste semplici, prende messaggi completi e trasferisce alla persona giusta solo le chiamate che ne hanno bisogno. In una piccola azienda vuol dire meno interruzioni durante il lavoro e meno chiamate senza risposta quando l'ufficio è chiuso.

Con Voicierge l'agente si aggiunge al centralino che avete: le chiamate gli arrivano con un inoltro, sempre o solo in certi casi, e lui le trasferisce agli interni quando serve una persona. Per ogni chiamata lascia trascrizione e riassunto nella vostra area riservata. Il canone parte da €109 al mese con l'annuale (€129 col mensile), con 1.000 minuti di conversazione inclusi ogni mese, IVA esclusa.

Ha senso soprattutto quando:

• buona parte delle chiamate sono richieste ripetitive che si possono chiudere al telefono;
• il telefono squilla spesso mentre chi dovrebbe rispondere sta facendo altro;
• arrivano chiamate fuori orario, la sera o nel weekend;
• vi chiamano anche clienti stranieri;
• volete sapere chi ha chiamato e perché, anche quando nessuno ha risposto di persona.

Domande frequenti

Quale centralino scegliere per un ufficio con pochi interni?

Partite dalle esigenze: quante persone rispondono, quanto sono fuori ufficio, cosa succede fuori orario. Con pochi interni un centralino in cloud evita l'acquisto dell'apparato, ma richiede una connessione stabile.

Serve un centralino se in ufficio siamo in tre?

Anche con pochi interni un centralino aiuta a non perdere chiamate: gruppi di squillo, inoltro sul cellulare, regole per gli orari. Se però il problema è che nessuno può rispondere, serve qualcosa che risponda al posto vostro.

Posso aggiungere un agente vocale AI al centralino che ho già?

Se il vostro centralino permette di inoltrare le chiamate, sì: l'agente risponde e trasferisce agli interni quando serve una persona. Nella prima call di Voicierge verifichiamo la vostra configurazione.

Quando un agente vocale non serve?

Quando le chiamate sono poche, c'è sempre qualcuno libero per rispondere e ogni telefonata richiede la valutazione di un esperto. In quel caso basta un centralino ben configurato.

Meglio un centralino in sede o in cloud per una piccola azienda?

Dipende dalla situazione. Se avete già un impianto che funziona e una connessione poco affidabile, il centralino in sede può restare la scelta giusta. Se partite da zero o lavorate spesso fuori ufficio, il cloud è di solito più semplice da gestire.