Segretaria virtuale per veterinari e cliniche veterinarie.
Una segretaria virtuale per veterinari è un assistente con intelligenza artificiale che risponde al telefono dell'ambulatorio mentre siete in visita o in sala operatoria. Fissa visite, vaccini e richiami, dà le informazioni organizzative, e quando chi chiama descrive un'urgenza passa subito la chiamata alla clinica o al numero di reperibilità che avete indicato. Non dà mai consigli clinici.
Al telefono risponde Gloria, la nostra assistente AI, 24 ore su 24. La demo è una videochiamata di 20 minuti, gratuita e senza impegno.
In ambulatorio il telefono squilla mentre si visita
Il veterinario è con un animale
Visite, interventi, ecografie. Chi è al banco accoglie e incassa. Il telefono suona, e chi chiama non sa che dall'altra parte qualcuno sta tenendo fermo un cane.
Urgenze mescolate alle prenotazioni
Tra dieci chiamate per un vaccino ce n'è una per un cane che ha mangiato qualcosa di tossico. Se nessuno risponde, la chiamata urgente aspetta come le altre.
Vaccini e richiami si dimenticano
Il richiamo annuale, l'antiparassitario, il controllo dopo l'intervento. Se il proprietario non riesce a prenotare al primo tentativo, spesso rimanda.
Cosa fa la segretaria virtuale in ambulatorio
- Riconosce le urgenze e le passa subito
- Se chi chiama descrive una situazione che avete indicato come urgente, per esempio ingestione di sostanze tossiche, trauma, difficoltà respiratorie, non prenota: trasferisce subito la chiamata alla clinica o al numero di reperibilità.
- Non dà consigli clinici
- Non suggerisce farmaci, dosi o rimedi e non valuta sintomi. È una regola fissa: ogni domanda sulla salute dell'animale va al veterinario.
- Fissa visite, vaccini e richiami
- Chiede nome del proprietario, specie, nome dell'animale e motivo, propone gli orari liberi che avete indicato per quel tipo di visita e registra l'appuntamento.
- Controlli post operatori
- Il proprietario che deve riportare l'animale per la medicazione o la rimozione dei punti trova subito un orario, secondo le regole dell'ambulatorio.
- Risponde sulle informazioni pratiche
- Orari, indirizzo, se l'animale deve essere a digiuno prima di un esame, cosa portare alla prima visita, come funziona il libretto: le informazioni che decidete voi.
- Fuori orario indica la reperibilità
- Ad ambulatorio chiuso, per le urgenze passa la chiamata o comunica il numero di reperibilità o la clinica di riferimento che avete scelto.
Una giornata tipo in un ambulatorio veterinario
Un esempio di come si distribuiscono le chiamate in un ambulatorio con due veterinari, e cosa fa la segretaria virtuale. Le regole sulle urgenze le scrivete voi prima di partire.
- 8:30: una signora prenota il richiamo annuale del vaccino per il gatto. La segretaria virtuale chiede nome dell'animale e propone due orari.
- 10:15, veterinario in sala operatoria: un proprietario dice che il cane ha mangiato del veleno per topi. Non fa domande cliniche e non dà consigli: trasferisce subito la chiamata al numero indicato per le urgenze.
- 12:30, pausa: un cliente chiede se il suo cane deve essere a digiuno per l'esame del sangue di domani. Risponde con l'indicazione che avete preparato voi per quell'esame.
- 16:00: un nuovo cliente ha appena adottato un cucciolo e chiede la prima visita. Raccoglie i dati e gli dice cosa portare.
- 22:00, ambulatorio chiuso: un gatto non riesce a urinare. La segretaria virtuale passa la chiamata al numero di reperibilità o, se lo avete scelto, comunica la clinica aperta di riferimento.
Cosa resta ai veterinari e al personale
Ogni valutazione clinica, il triage delle urgenze, il rapporto con il proprietario preoccupato, le comunicazioni difficili. La segretaria virtuale si occupa delle prenotazioni e delle domande organizzative, e fa in modo che le chiamate urgenti arrivino subito a una persona invece di restare in coda.
Quali situazioni considerare urgenti, a chi passarle e cosa dire ad ambulatorio chiuso lo definiamo insieme a voi, e si può cambiare quando serve.
Come si parte
- 01
Una videochiamata di 20 minuti
Ci racconti come lavorate: chi chiama, cosa chiede, dove finiscono gli appuntamenti oggi. Ti facciamo sentire una telefonata vera.
- 02
Lo costruiamo su di voi
Configuriamo l'agente con i vostri orari, servizi e regole. Se serve collegarlo all'agenda o al gestionale che usate, lo valutiamo caso per caso.
- 03
Prova e go-live
Lo provate chiamando voi stessi, correggiamo quello che non vi convince, poi lo attiviamo sulle ore che volete coprire.
Domande frequenti
- Come gestisce le urgenze?
- Prima di partire definiamo con voi quali situazioni sono urgenti. Quando chi chiama ne descrive una, la segretaria virtuale non prenota e non fa domande cliniche: passa subito la chiamata alla clinica o al numero di reperibilità che avete indicato.
- Può consigliare cosa fare in attesa della visita?
- No. Non dà consigli clinici, non suggerisce farmaci o rimedi e non valuta i sintomi. Ogni domanda sulla salute dell'animale va a un veterinario.
- Può prenotare vaccini e richiami?
- Sì. Quando il proprietario chiama, propone gli orari liberi per quel tipo di visita e registra l'appuntamento con i dati dell'animale.
- Si collega al gestionale dell'ambulatorio?
- Il collegamento al gestionale o all'agenda si valuta caso per caso e si quota a preventivo. Nella prima call verifichiamo cosa usate.
- Cosa succede di notte, quando l'ambulatorio è chiuso?
- Per le prenotazioni registra la richiesta, che trovate la mattina nell'area riservata. Per le urgenze passa la chiamata al numero di reperibilità o comunica la clinica di riferimento, secondo le vostre regole.
- Quanto costa una segretaria virtuale per veterinari?
- Da €109 al mese con l'annuale (€129 col mensile), con 1.000 minuti di conversazione inclusi, IVA esclusa.
Sentite come risponderebbe ai proprietari che chiamano il vostro ambulatorio.
Al telefono risponde Gloria, la nostra assistente AI, 24 ore su 24. La demo è una videochiamata di 20 minuti, gratuita e senza impegno.