La segretaria virtuale AI per studi medici e dentistici.
Risponde ai pazienti al telefono mentre la segreteria è occupata con chi è in studio: fissa e sposta le visite, dà le informazioni che chiedono ogni giorno, e passa la chiamata a una persona quando serve davvero.
In uno studio il telefono squilla sempre nel momento sbagliato
La segreteria è con un paziente
Chi è al banco accetta, incassa, fissa il richiamo. Intanto il telefono suona, e il paziente che chiama non sa che dall'altra parte c'è la fila.
Le chiamate più frequenti sono sempre le stesse
Orari, spostare un appuntamento, dove parcheggiare, se serve la prescrizione. Richieste semplici che interrompono il lavoro vero.
Fuori orario il paziente chiama altrove
La sera e il sabato le richieste arrivano lo stesso. Se nessuno risponde, la prima visita la prenota un altro studio.
Cosa fa per il vostro studio
- Fissa, sposta e disdice le visite
- Controlla la disponibilità nella vostra agenda e scrive l'appuntamento direttamente lì, con nome, recapito e motivo della visita.
- Risponde alle domande di tutti i giorni
- Orari, indirizzo, prestazioni offerte, cosa portare alla prima visita: le informazioni che decidete voi, date sempre nello stesso modo.
- Non fa il medico
- Non dà indicazioni cliniche e non valuta sintomi. Se una richiesta riguarda la salute del paziente, passa la chiamata allo studio o prende il messaggio. Per le emergenze indica di chiamare il 112.
- Passa la chiamata quando serve
- Un paziente che vuole parlare con il medico, un fornitore, una richiesta delicata: la chiamata va al numero che scegliete, oppure diventa un messaggio da richiamare.
- Ogni chiamata ha la sua traccia
- Trascrizione ed esito di ogni telefonata, consultabili solo da voi. La segreteria sa chi ha chiamato senza dover riascoltare nulla.
- Solo lo studio vede le chiamate
- Trascrizioni e riassunti delle telefonate sono consultabili soltanto dallo studio, nella sua area riservata. Con il piano Business è disponibile anche la zero data retention.
Come si parte
- 01
Una call di mezz'ora
Ci racconti come lavorate: chi chiama, cosa chiede, dove finiscono gli appuntamenti oggi. Ti facciamo sentire una telefonata vera.
- 02
Lo costruiamo su di voi
Configuriamo l'agente con i vostri orari, servizi e regole, e lo colleghiamo all'agenda o al gestionale che usate già.
- 03
Prova e go-live
Lo provate chiamando voi stessi, correggiamo quello che non vi convince, poi lo attiviamo sulle ore che volete coprire.
Domande frequenti
- La segretaria virtuale sostituisce la segreteria dello studio?
- No. Toglie alla segreteria le chiamate ripetitive e copre le ore in cui nessuno può rispondere. Le situazioni delicate e le eccezioni restano alle persone, che hanno più tempo per i pazienti in studio.
- Può dare informazioni mediche ai pazienti?
- No, ed è una scelta precisa. L'assistente gestisce appuntamenti e informazioni organizzative; tutto ciò che riguarda la salute del paziente viene passato allo studio. In caso di emergenza indica di chiamare il 112.
- Si collega al gestionale che usiamo?
- Il collegamento al gestionale o all'agenda dello studio si valuta caso per caso e si quota a preventivo. Nella prima call verifichiamo cosa usate e cosa si può collegare.
- Come vengono trattati i dati dei pazienti?
- Trascrizioni e riassunti sono consultabili soltanto da voi, nella vostra area riservata; con il piano Business è disponibile la zero data retention. Per l'informativa ai pazienti vi consigliamo di coinvolgere il vostro consulente privacy.
- Possiamo attivarla solo in certe fasce orarie?
- Sì. Si può partire coprendo solo la pausa pranzo, la sera e il sabato, cioè le ore in cui al telefono non risponde comunque nessuno, e decidere dopo se estendere.