Come funziona una segreteria telefonica automatica
La segreteria si attiva in tre situazioni tipiche: fuori dall'orario impostato, quando la linea o tutti gli interni sono occupati, oppure dopo un certo numero di squilli senza risposta. Chi chiama sente il messaggio di benvenuto, poi un segnale, e lascia il suo messaggio.
Oggi la segreteria raramente è un apparecchio sulla scrivania. Di solito è una funzione del centralino, del servizio dell'operatore telefonico o del cellulare. Nei centralini più recenti i messaggi arrivano anche per email come file audio, a volte con una trascrizione automatica del testo.
Il suo pregio è la semplicità: costa poco o niente e non richiede manutenzione, a parte tenere aggiornato il messaggio. Il limite è che lascia tutto il lavoro dopo: qualcuno deve ascoltare i messaggi, capire chi ha chiamato e richiamare.
Segreteria telefonica virtuale e digitale: cosa sono
Segreteria telefonica virtuale e segreteria telefonica digitale sono due nomi per la stessa cosa: una segreteria che non sta in un apparecchio, ma su un servizio online, di solito il centralino in cloud o l'operatore. Si configura da un pannello o da un'app, si cambia il messaggio caricando un file audio o registrandolo al telefono, e i messaggi si ascoltano da ovunque.
A volte con segreteria virtuale si intende invece un servizio con persone che rispondono a nome dell'azienda, oppure una segretaria virtuale AI che conversa. Prima di confrontare offerte, chiarite di quale delle tre cose si parla.
Segreteria, risponditore automatico e agente AI: le differenze
I tre strumenti si confondono spesso, ma fanno cose diverse. La tabella mostra cosa succede alla stessa chiamata con ciascuno.
| Aspetto | Segreteria telefonica | Risponditore automatico | Agente vocale AI |
|---|---|---|---|
| Cosa sente chi chiama | Un messaggio e un segnale | Messaggi, informazioni, menu a tasti | Una voce che risponde e fa domande |
| Cosa può fare chi chiama | Lasciare un messaggio | Premere tasti, ascoltare, lasciare un messaggio | Spiegare a parole cosa gli serve |
| Risolve la richiesta? | No | Solo con informazioni fisse | Sì per le richieste semplici, le altre le passa a una persona |
| Cosa vi resta | Messaggi vocali da ascoltare | Messaggi vocali e registro | Trascrizione e riassunto di ogni chiamata |
| Lingue | Quella del messaggio | Quelle registrate | Quella di chi chiama |
| Costo tipico | Spesso incluso nella linea o nel centralino | Spesso incluso nel centralino | Canone con minuti di conversazione |
Come scrivere il messaggio della segreteria
Un buon messaggio di segreteria è breve, dice dove si è arrivati e cosa fare. Qualche regola pratica:
- Il nome dell'azienda nelle prime parole, così chi chiama sa di aver composto il numero giusto.
- Dite perché non rispondete (fuori orario, occupati, chiusi) e quando si torna disponibili.
- Chiedete esplicitamente cosa lasciare: nome, numero e motivo della chiamata.
- Dite quando richiamerete, e mantenete la promessa: « entro la mattinata successiva » è meglio di « appena possibile » se poi è vero.
- Offrite un'alternativa se esiste: un indirizzo email, il sito, un numero per le urgenze.
- Restate sotto i 20-25 secondi: un messaggio lungo fa riattaccare prima del segnale.
- Registrate in un ambiente silenzioso, con calma, senza musica sotto la voce.
- Aggiornatelo a ogni cambio di orario e a ogni chiusura, e toglietelo quando la chiusura finisce.
Testi di esempio per la segreteria telefonica aziendale
Esempi da adattare: sostituite le parti tra parentesi quadre con i vostri dati.
- Azienda, in orario ma linee occupate: « Buongiorno, avete chiamato [nome azienda]. In questo momento non riusciamo a rispondere. Lasciate nome, numero e motivo della chiamata dopo il segnale: vi richiamiamo entro oggi. »
- Studio professionale: « Studio [nome], buongiorno. Siamo impegnati con un cliente. Lasciate un messaggio con nome e numero, oppure scrivete a [email]: vi ricontattiamo entro la giornata lavorativa. »
- Artigiano o impresa spesso fuori sede: « Buongiorno, siete in contatto con [nome azienda]. Siamo in cantiere e non possiamo rispondere. Lasciate nome, numero e una breve descrizione del lavoro: vi richiamiamo in serata. »
- Negozio: « Avete chiamato [nome negozio]. Siamo aperti dal martedì al sabato, dalle 9 alle 12:30 e dalle 15:30 alle 19:30. Lasciate un messaggio e vi richiameremo nell'orario di apertura. »
- Studio medico: « Avete chiamato lo studio [nome]. Per prenotare o spostare un appuntamento lasciate nome, numero e giorno preferito dopo il segnale. Per le urgenze chiamate il 112. »
Messaggi per il fuori orario
Il messaggio fuori orario è quello che si sente più spesso, e quello che più spesso resta vecchio. Tre versioni tipiche:
- Sera e notte: « Buonasera, avete chiamato [nome azienda]. I nostri uffici sono aperti dal lunedì al venerdì, dalle 8:30 alle 18. Lasciate nome, numero e motivo della chiamata dopo il segnale: vi richiamiamo domattina. »
- Pausa pranzo: « Avete chiamato [nome azienda]. Siamo in pausa fino alle 14. Lasciate un messaggio oppure richiamate dopo le 14. »
- Fine settimana: « Avete chiamato [nome azienda]. Riapriamo lunedì alle 8:30. Per richieste urgenti scrivete a [email], la leggiamo anche nel fine settimana. » Scrivetelo solo se è vero.
Messaggi per ferie e chiusure
Per le chiusure conviene sempre indicare la data di riapertura, non solo il periodo. Esempi:
- Ferie estive: « Avete chiamato [nome azienda]. Siamo chiusi per ferie dal [data] al [data] compreso. Riapriamo il [data]. Potete lasciare un messaggio: vi richiameremo nei primi giorni dopo la riapertura. »
- Festività: « Avete chiamato [nome azienda]. Gli uffici sono chiusi per le festività fino al [data]. Per urgenze scrivete a [email]. Buone feste. »
- Ponte o chiusura di un giorno: « Avete chiamato [nome azienda]. Oggi l'ufficio è chiuso. Riapriamo domani alle 8:30. Lasciate un messaggio dopo il segnale. »
- Chiusura imprevista: « Avete chiamato [nome azienda]. Oggi l'ufficio è chiuso per un imprevisto. Lasciate nome e numero: vi richiamiamo appena possibile. »
- In due lingue: « Avete chiamato [nome azienda]. Lasciate un messaggio dopo il segnale. You have reached [nome azienda]. Please leave your name and number after the tone. »
Quando la segreteria non basta
Molte persone non lasciano messaggi in segreteria: riattaccano e chiamano un altro numero. E chi lo lascia spesso dice solo « richiamatemi », senza motivo né orario. Il risultato è una lista di richiamate da fare senza sapere cosa aspettarsi.
Se il telefono porta richieste che si potrebbero chiudere subito (un appuntamento, un'informazione, un ordine), un agente vocale AI fa un passo in più: risponde, chiede quello che manca, chiude la richiesta quando può e, quando serve una persona, trasferisce la chiamata o prende un messaggio completo con nome, recapito e motivo. Per ogni chiamata trovate trascrizione e riassunto nell'area riservata.
La tecnologia di Voicierge, che oggi gestisce oltre 3.500 telefonate al giorno, si può usare solo fuori orario o solo quando nessuno risponde, lasciando tutto il resto com'è. Il canone parte da €109 al mese con l'annuale (€129 col mensile), con 1.000 minuti di conversazione inclusi, IVA esclusa.
Domande frequenti
- Come funziona una segreteria telefonica automatica?
- Si attiva fuori orario, quando la linea è occupata o dopo alcuni squilli senza risposta: fa ascoltare un messaggio registrato e registra il messaggio di chi chiama, spesso inviandolo anche per email.
- Che differenza c'è tra segreteria telefonica e risponditore automatico?
- La segreteria registra il messaggio di chi chiama. Il risponditore automatico dà anche informazioni e propone un menu a tasti per smistare la chiamata, e spesso comprende la segreteria.
- Cos'è una segreteria telefonica virtuale?
- Una segreteria che funziona su un servizio online, di solito il centralino in cloud o l'operatore, invece che su un apparecchio. Si configura da un pannello o da un'app e i messaggi si ascoltano da ovunque.
- Quanto deve durare il messaggio della segreteria?
- Meglio restare sotto i 20-25 secondi: nome dell'azienda, motivo per cui non rispondete, cosa lasciare e quando richiamerete. Un messaggio più lungo fa riattaccare prima del segnale.
- Cosa scrivere nel messaggio di segreteria per le ferie?
- Nome dell'azienda, periodo di chiusura con la data di riapertura, se è possibile lasciare un messaggio e quando richiamerete, ed eventualmente un recapito per le urgenze.
- Un agente vocale AI può sostituire la segreteria?
- Sì, oppure affiancarla: per esempio solo fuori orario. Invece di registrare un messaggio, l'agente conversa, risolve le richieste semplici e prende messaggi completi, con trascrizione e riassunto di ogni chiamata.