La segretaria virtuale può dire a un cliente se la sua dichiarazione è stata inviata?

Solo se lo studio decide di collegarla al proprio gestionale, cosa che si valuta caso per caso e si quota a preventivo. Senza collegamento prende il messaggio con nome e motivo e lo passa allo studio.

Può rispondere a domande fiscali, come cosa si può detrarre?

No. Dà solo le informazioni organizzative che decidete voi: orari, documenti da portare, come prenotare. Le domande di merito diventano un messaggio per il professionista.

Come gestisce i picchi prima delle scadenze?

Le chiamate contemporanee dipendono dal piano: il Pro ne gestisce 3 in simultanea. Nelle settimane di picco si possono anche aggiungere pacchetti di minuti.

Riesce a smistare le chiamate tra i colleghi dello studio?

Sì, secondo regole che scrivete voi: per cliente, per tipo di pratica, per professionista richiesto. La chiamata viene trasferita o diventa un messaggio per la persona giusta.

Funziona anche per un CAF con più sedi?

Sì. Orari, servizi e documenti si configurano per sede, e le chiamate possono essere indirizzate alla sede scelta da chi chiama.

Quanto costa una segretaria virtuale per commercialisti?

Da €109 al mese con l'annuale (€129 col mensile), con 1.000 minuti di conversazione inclusi, IVA esclusa. Si pagano i minuti di conversazione effettiva.

Studi commercialisti e CAF

Segretaria virtuale per commercialisti, studi contabili e CAF.

Una segretaria virtuale per commercialisti è un assistente con intelligenza artificiale che risponde al telefono dello studio quando le linee sono intasate o nessuno può alzare la cornetta. Fissa gli appuntamenti, dice ai clienti quali documenti portare, prende messaggi completi e li indirizza al collega che segue la pratica. Nei giorni prima delle scadenze fiscali, quando chiamano tutti insieme, risponde a più persone in contemporanea.

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Le scadenze fiscali portano le telefonate tutte nella stessa settimana

I picchi arrivano a ondate

Prima del 730, degli acconti di giugno e novembre, dell'IMU, il telefono non smette di suonare. Le stesse persone che dovrebbero chiudere le dichiarazioni passano la giornata a rispondere.

La domanda è quasi sempre la stessa

« Cosa devo portare? », « Quando posso venire? », « Avete ricevuto i miei documenti? ». Domande legittime, ripetute decine di volte, che spezzano il lavoro di concentrazione.

Il messaggio finisce alla persona sbagliata

Chi chiama chiede « la dottoressa che segue la mia contabilità ». Se il messaggio arriva senza nome del cliente, ditta e motivo, qualcuno deve ricostruire tutto da capo.

Cosa fa la segretaria virtuale in uno studio commercialista

Fissa appuntamenti per dichiarazioni e consulenze: Propone gli orari liberi che le indicate, distinguendo se serve, per esempio, mezz'ora per un 730 o un'ora per una prima consulenza a una nuova partita IVA.
Dice quali documenti portare: Per ogni tipo di pratica legge l'elenco che avete preparato voi: spese mediche, certificazione unica, visure, ricevute. Il cliente arriva con le carte giuste.
Smista al collega che segue la pratica: Chiede nome, ragione sociale e motivo, poi trasferisce la chiamata o manda il messaggio al professionista o all'addetta che se ne occupa, secondo le regole dello studio.
Regge i giorni di picco: Risponde a più chiamate contemporaneamente, secondo il piano: nelle settimane delle scadenze nessuno trova la linea occupata.
Non dà consulenze fiscali: Non calcola imposte, non dice se una spesa è detraibile, non interpreta norme. Le domande di merito diventano un messaggio per il professionista.
Ogni chiamata ha il suo riepilogo: Trascrizione ed esito di ogni telefonata, consultabili solo dallo studio. Si sa chi ha chiamato, per quale cliente e cosa chiedeva.

Una giornata tipo in uno studio commercialista a fine maggio

Un esempio di come si distribuiscono le chiamate nelle settimane del 730, e cosa fa la segretaria virtuale in ciascun momento. Va adattato ai vostri orari e alle vostre regole.

8:15, studio ancora chiuso: un pensionato chiede quando può portare i documenti per la dichiarazione. Gli propone due orari della settimana e gli elenca cosa portare.
10:00, tre chiamate in pochi minuti: due appuntamenti per il 730 e un artigiano che chiede del suo F24. Risponde a tutti; la domanda sull'F24 diventa un messaggio per chi segue la sua contabilità.
12:30, pausa pranzo: un nuovo cliente vuole aprire la partita IVA. Raccoglie nome, recapito e attività prevista, e fissa una prima consulenza.
16:00, il titolare è in riunione: un cliente chiede di parlargli. La chiamata va all'addetta indicata per questi casi, con il motivo già detto.
19:00, studio chiuso: una signora chiede se il suo modello è stato inviato. Non ha accesso alle pratiche, quindi prende il messaggio con nome e codice cliente, e lo passa allo studio.

Segretaria virtuale per CAF e patronati

Nei CAF il volume è più alto e le richieste più uniformi: prenotare il 730, l'ISEE, la dichiarazione di successione, sapere cosa portare. È il caso in cui un assistente telefonico AI rende di più, perché la maggior parte delle chiamate si chiude con un appuntamento e un elenco di documenti.

Se avete più sedi, le chiamate si possono smistare per sede o per servizio. Gli orari e i documenti richiesti li decidete voi, sede per sede.

Cosa resta alle persone dello studio

Tutto quello che richiede competenza o conoscenza del cliente: il consiglio fiscale, la verifica di una pratica, la telefonata al cliente in difficoltà con un pagamento, la trattativa sull'onorario. La segretaria virtuale toglie il telefono dalle mani di chi deve lavorare sulle pratiche, non sostituisce il rapporto con il cliente.

Si può partire anche solo coprendo i periodi di scadenza, o solo le ore in cui oggi non risponde nessuno.

Come si parte

01
Una videochiamata di 20 minuti
Ci racconti come lavorate: chi chiama, cosa chiede, dove finiscono gli appuntamenti oggi. Ti facciamo sentire una telefonata vera.
02
Lo costruiamo su di voi
Configuriamo l'agente con i vostri orari, servizi e regole. Se serve collegarlo all'agenda o al gestionale che usate, lo valutiamo caso per caso.
03
Prova e go-live
Lo provate chiamando voi stessi, correggiamo quello che non vi convince, poi lo attiviamo sulle ore che volete coprire.

Domande frequenti

La segretaria virtuale può dire a un cliente se la sua dichiarazione è stata inviata?: Solo se lo studio decide di collegarla al proprio gestionale, cosa che si valuta caso per caso e si quota a preventivo. Senza collegamento prende il messaggio con nome e motivo e lo passa allo studio.
Può rispondere a domande fiscali, come cosa si può detrarre?: No. Dà solo le informazioni organizzative che decidete voi: orari, documenti da portare, come prenotare. Le domande di merito diventano un messaggio per il professionista.
Come gestisce i picchi prima delle scadenze?: Le chiamate contemporanee dipendono dal piano: il Pro ne gestisce 3 in simultanea. Nelle settimane di picco si possono anche aggiungere pacchetti di minuti.
Riesce a smistare le chiamate tra i colleghi dello studio?: Sì, secondo regole che scrivete voi: per cliente, per tipo di pratica, per professionista richiesto. La chiamata viene trasferita o diventa un messaggio per la persona giusta.
Funziona anche per un CAF con più sedi?: Sì. Orari, servizi e documenti si configurano per sede, e le chiamate possono essere indirizzate alla sede scelta da chi chiama.
Quanto costa una segretaria virtuale per commercialisti?: Da €109 al mese con l'annuale (€129 col mensile), con 1.000 minuti di conversazione inclusi, IVA esclusa. Si pagano i minuti di conversazione effettiva.

Altre soluzioni

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