1. In che lingue risponde, e capisce davvero chi chiama?
Chiedete se l'assistente risponde nella lingua di chi chiama o solo in quelle impostate, e come se la cava con accenti, dialetti, rumore di fondo e chiamate dal cellulare in auto. È la differenza tra una demo in ufficio e il telefono vero.
Risposta da cercare: un'indicazione chiara delle lingue e la possibilità di provare con chiamate reali, anche con accento. Segnale d'allarme: risposte vaghe o solo dimostrazioni registrate.
2. Che voce ha, e come gestisce le interruzioni?
La voce conta per la fiducia di chi chiama: deve essere naturale, a un ritmo comprensibile, e coerente con la vostra attività. Chiedete se si può scegliere e se si può cambiare dopo.
Altrettanto importante è il comportamento: quanto tempo passa tra la fine della frase di chi chiama e la risposta, e cosa succede se chi chiama interrompe. Un assistente che continua a parlare sopra il cliente stanca dopo pochi secondi.
3. Cosa fa da solo e quando passa la chiamata a una persona?
È la domanda più importante. Fatevi descrivere esattamente quali richieste l'assistente chiude da solo (informazioni, appuntamenti, ordini, messaggi) e in quali casi trasferisce: su richiesta di chi chiama, per argomento, per urgenza, quando non capisce.
Chiedete anche dove va la chiamata trasferita (un interno, un cellulare, un gruppo), cosa succede se nessuno risponde e se la persona che riceve la chiamata sa già di cosa si tratta. Segnale d'allarme: un assistente che non lascia mai parlare con una persona.
4. Come si collega al mio numero e al centralino che ho?
Chiedete se dovete cambiare numero o centralino, oppure se basta un inoltro dal vostro. Verificate se l'assistente può rispondere solo in certi casi, come fuori orario o quando nessuno risponde entro alcuni squilli, e come vengono trasferite le chiamate verso i vostri interni.
Risposta da cercare: una verifica concreta sulla vostra configurazione prima di firmare. Segnale d'allarme: la promessa che funziona con qualsiasi centralino senza averlo visto.
5. Si integra con agenda, CRM e gestionale?
Un assistente che fissa appuntamenti deve vedere la disponibilità vera, e uno che prende ordini deve lasciarli dove li lavorate. Chiedete con quali categorie di software si collega già, cosa succede se il vostro non è tra queste, chi realizza il collegamento e quanto costa.
Risposta da cercare: un'analisi del vostro caso e un preventivo separato per i collegamenti su misura. Segnale d'allarme: integrazioni date per scontate senza aver visto il vostro software.
6. Dice a chi chiama che sta parlando con un sistema automatico?
La trasparenza è una questione di correttezza verso i clienti, e il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede obblighi di trasparenza verso chi interagisce con un sistema di AI. Chiedete come si presenta l'assistente all'inizio della chiamata e se potete decidere voi la frase.
Segnale d'allarme: un fornitore che vende come punto di forza il fatto che i clienti non se ne accorgano.
7. Chi è responsabile dei dati, e dove finiscono?
L'assistente tratta dati personali: voce, nome, numero, richiesta. Il titolare del trattamento siete voi; il fornitore va nominato responsabile del trattamento come prevede l'articolo 28 del GDPR. Chiedete il documento, dove sono conservati registrazioni e trascrizioni, per quanto tempo, chi vi accede e come si cancellano su richiesta.
Risposta da cercare: un accordo scritto e risposte precise sulla conservazione. Segnale d'allarme: nessun documento sul trattamento dei dati.
8. Come si paga: minuti, chiamate o utenti?
I modelli più diffusi sono un canone con minuti di conversazione inclusi, un prezzo a chiamata o un prezzo per utente. Chiedete cosa viene contato (solo la conversazione o anche l'attesa e i trasferimenti), quanto costano i minuti oltre il pacchetto, se i minuti non usati scadono, e se c'è un vincolo di durata.
Per dare un riferimento concreto, ecco come lo facciamo noi: si pagano solo i minuti di conversazione effettiva. Base €109 al mese con l'annuale o €129 col mensile, 1.000 minuti; Pro €249 o €299, 2.500 minuti; Business €549 o €649, 6.000 minuti. Prezzi IVA esclusa, pacchetti extra da 100 minuti a €15, €13 o €11 secondo il piano. Il mensile non ha vincolo annuale; i minuti non usati non passano al mese dopo.
9. Posso provarlo dal vivo con le mie chiamate tipiche?
Una demo preparata dal fornitore dimostra poco. Chiedete di chiamare voi, facendo le domande che vi fanno davvero i clienti, comprese quelle difficili: una richiesta non prevista, un cliente che cambia idea, uno che vuole a tutti i costi parlare con una persona.
Preparate prima un elenco delle cinque richieste più frequenti e delle due più delicate, e ascoltate come vengono gestite. Poi leggete trascrizione e riassunto: è quello che riceverete ogni giorno.
10. Chi lo configura, e chi lo aggiorna quando cambia qualcosa?
Orari, servizi, prezzi e persone cambiano. Chiedete chi prepara la configurazione iniziale, chi la modifica dopo, in quanto tempo e se le modifiche si pagano. Chiedete anche cosa vedete voi di ogni chiamata: registro, trascrizioni, riassunti, esiti.
Risposta da cercare: un referente e un modo chiaro per chiedere modifiche. Segnale d'allarme: un sistema che, una volta attivato, nessuno sa più come cambiare.
La scheda per confrontare i fornitori
Fate le stesse domande a tutti e annotate le risposte nella stessa tabella: le differenze diventano evidenti.
| Domanda | Risposta da cercare | Segnale d'allarme |
|---|---|---|
| Lingue e comprensione | Lingue chiare, prova con chiamate reali | Solo demo registrate |
| Voce e interruzioni | Voce naturale, risponde senza lunghe pause | Parla sopra chi chiama |
| Passaggio a persona | Regole precise e trasferimento con contesto | Nessun modo per parlare con qualcuno |
| Collegamento al telefono | Verifica sulla vostra configurazione | Funziona con tutto, sulla parola |
| Integrazioni | Analisi del caso e preventivo | Date per scontate |
| Trasparenza | Si presenta come assistente automatico | Si vanta di non farsi riconoscere |
| Privacy e GDPR | Nomina a responsabile, conservazione definita | Nessun documento |
| Prezzo | Cosa si conta, extra e vincoli chiari | Costi che emergono dopo |
| Prova | Chiamate vostre, anche difficili | Solo presentazioni |
| Aggiornamenti | Referente e tempi chiari | Nessuno sa chi lo modifica |
Domande frequenti
- Cosa chiedere prima di scegliere un assistente telefonico AI?
- Lingue e comprensione, voce, cosa fa da solo e quando passa a una persona, come si collega al vostro numero, integrazioni con agenda e gestionale, trasparenza verso chi chiama, privacy e GDPR, modello di prezzo, possibilità di provarlo dal vivo e chi lo aggiorna.
- Un assistente telefonico AI deve dire che è un sistema automatico?
- È una buona pratica e una questione di correttezza, e il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede obblighi di trasparenza verso chi interagisce con un sistema di AI. Una frase breve all'inizio della chiamata basta.
- Come si paga un assistente telefonico AI?
- Di solito con un canone mensile che include minuti di conversazione, a volte a chiamata o per utente. Con Voicierge si parte da €109 al mese con l'annuale o €129 col mensile, con 1.000 minuti inclusi, IVA esclusa.
- Posso provare un assistente telefonico AI prima di sceglierlo?
- Chiedetelo sempre, e provate con le domande che vi fanno davvero i clienti, comprese quelle difficili. Con Voicierge la demo gratuita parte da come ricevete oggi le chiamate.
- L'assistente AI può passare la chiamata a una persona?
- Deve poterlo fare. Chiedete in quali casi trasferisce, verso quale interno o numero, cosa succede se nessuno risponde e se chi riceve la chiamata sa già di cosa si tratta.